开云手机版app下载官网

  今天是:  微信关注微信
加入收藏  |  设为开云手机版app下载官网
           
  最新消息
东台市档案馆开展消防安全培训暨消防演练活动...
 
  您的位置开云手机版app下载官网 >>  业务指导 >>  行业标准  >> 详细内容
归档文件整理规则
文章来源:东台市档案局   点击率:5897   发布日期:2014/10/13 17:08:04
l 范围
    本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
    本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义
    本标准采用下列定义。
2.1 归档文件
    立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2 归档文件整理
    将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
2.3 件
    归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。
3 整理原则
    遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
4 质量要求
4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法
5.1 装订
    归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
5.2 分类
    归档文件可以采用年度-机构(问题)-保管期限或保管期限一年度一机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1 按年度分类
    将文件按其形成年度分类。
5.2.2 按保管期限分类
    将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 按机构(问题)分类
    将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3 排列
    归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4 编号
    归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件开云手机版app下载官网上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置土宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。图示中“*”号栏为选择项,不选用时无须设置。以下同)。
5.4.1 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2 年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1978。
5.4.3 保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4 件号:文件的排列顺序号。
    件号包括室编件导和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1” 开始标注。馆编件号接进馆要求标注。
5.4.5 机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
5.5 编目
    归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图AZ)。
5.5.1.1  件号:填写室编件号。
5.5.1.2 责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3  文号:文件的发文字号。
5.5.1.4 题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[  ]”号。
5.5.1.5 日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如 19990909。
5.5.1.6 页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
5.5.1.7 备注:注释文件需说明的情况。
5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长X宽为297mm X 210mm)。
5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图A3)。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。
5.6 装盒
    将归档文件按室编件号顺序装人档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1 档案盒
5.6.1.1  档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mmx220mm(长x宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。
5.6.1.2  档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b、图A4C)。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“一”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2 备考表
   备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(见图AS)。
56、 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2 整理人:负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3 检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4  日期:归档文件整理完毕的日期
上一条新闻:江苏省机关团体企业事业单位档案 工      下一条新闻:江苏省《归档文件整理规则》实施办法      

地址:江苏省东台市北海西路8号 邮编:224000 联系电话:0515-68000612 联系传真:0515-68000612
CopyRight © server2008.com 东台市档案馆 .All Rights Reserved 备案号:

太阳gg 大阳城集团 爱游戏官网 乐投官网 TVT体育 亚搏网页登陆 亚搏网页登录界面 乐鱼app 开云手机版 开云平台 澳门尼威斯人官网 电竞下注平台